Gestão de Materiais: qual a importância e 6 passos para aplicar - Poli Júnior

Gestão de Materiais: qual a importância e 6 passos para aplicar

Gestão de Materiais: qual a importância e 6 passos para aplicar

Uma das partes mais desafiadoras ao gerenciar uma empresa certamente é saber quando e quanto comprar, produzir ou vender materiais.

Muitos gestores possuem dificuldades para controlar seus estoques de matérias-primas, manter uma boa variedade de produtos e operar sua distribuição.

Para te auxiliar nisso, nós preparamos esse material com algumas informações sobre como manter uma boa gestão de materiais.

E para começar é importante entender alguns conceitos fundamentais a respeito do assunto.

Quer aprender a fazer a melhor gestão de materiais em seu negócio? Continue lendo.

 

O que é a gestão de materiais?

A gestão de materiais é a parte da organização responsável por controlar e monitorar tudo que envolve os materiais usados na realização das atividades chave da sua empresa.

Geralmente essa gestão é dividida em etapas que vão desde a inspeção dos insumos adquiridos, passando para a distribuição dentro do estabelecimento, até a como eles serão utilizados.

Esse setor inclui também atividades relacionadas à organização de almoxarifados, licitações, aquisições, relacionamento com os fornecedores, estocagem e os próprios processos produtivos.

Isso tudo implica em dizer que quanto mais tipos de produtos a indústria possuir, mais complexa será essa gestão.

 

Qual é o objetivo da gestão de materiais?

Em resumo, a gestão de materiais é uma atividade ampla da organização que visa cuidar de três principais aspectos: 

  • compras/aquisições;
  • estoque/armazenamento;
  • distribuição/logística.

Conforme detalhado a seguir.

 

Compras ou aquisições

A compra de materiais, insumos, matéria-primas e demais mercadorias é uma necessidade constante de qualquer empresa que se mantém produzindo.

Por isso, essa atividade merece uma atenção especial para que não seja realizada em excesso ou para que não faltem materiais.

Cabe aos responsáveis pela gestão saber qual é o melhor momento para fazer essas compras e qual a quantidade ideal de cada material a ser comprado.

E, para isso, deve haver um controle sobre o que se tem e o que se movimenta no estoque.

 

Estoque ou armazenamento

Funcionar com o menor estoque possível tende a ser o sonho de todo empreendedor. 

No entanto, é preciso esforço e um controle eficiente para se atingir esse objetivo.

Desse modo, é fundamental que se conheça o estoque e se mantenha um bom controle sobre ele.

Um importante passo para isso é a automatização dos registros de entradas e saídas de materiais. 

Pois, dependendo do tamanho desse estoque, torna-se praticamente impossível manter esse controle “à mão”.

 

Logística ou distribuição

Essa é a parte que remete a gestão dos pátios e armazéns e ao envio do produto para o varejo ou até mesmo ao cliente final, dependendo do tipo de atividade que sua empresa executa.

Uma gestão de materiais não deve ignorar a disposição de objetos e máquinas no espaço, pois isso possui influência direta na sua produção.

Um espaço otimamente organizado facilita não só a visualização, contabilização e encontro dos materiais, como também a locomoção e o fluxo da linha de produção, incluindo a entrada e saída de produtos.

 

Qual a importância da gestão de materiais?

Manter uma boa gestão de materiais é importante inclusive para aumentar sua produtividade. 

Uma vez que, ao se ter mais controle sobre o que será utilizado na produção, evitam-se paradas desnecessárias e acelera-se o processo produtivo.

A gestão de materiais corrobora também com o armazenamento correto dos seus materiais, mantendo suas características originais e evitando possíveis avarias.

Ela também te ajuda a seguir uma sequência lógica do que deve ser usado primeiro de acordo com prazos de validade, por exemplo, evitando assim os desperdícios.

Quanto maior for seu controle sobre os processos, mais fácil será para manter a qualidade dos seus produtos.

Outra vantagem é a de conseguir organizar melhor suas demandas de acordo com as necessidades e, dessa forma, ter um planejamento das suas compras mais eficientes, podendo prever e agendar compras.

Dessa forma, você além de evitar maiores dores de cabeça, ainda manterá uma logística mais eficiente e, consequentemente, uma relação melhor com os seus fornecedores.

 

Como implementar a gestão de materiais?

Por tratar-se de uma atividade que influencia toda a cadeia produtiva de uma empresa, sabemos que você enquanto gestor poderá enfrentar alguns obstáculos.

Por isso, seguem algumas dicas de boas práticas que facilitam a implementação dessa gestão de materiais:

 

1. Identifique quais são os seus insumos fundamentais

Saber que tipos de suprimentos a organização necessita para se manter funcionamento deve ser o seu primeiro passo.

Pois, é isso que irá determinar o que será comprado e quem serão seus fornecedores.

O mais adequado nesse ponto é fazer um levantamento dos itens baseado em uma análise detalhada das atividades realizadas na organização.

A partir disso, deve-se elaborar uma lista com tudo o que é necessário e as respectivas especificações de cada produto.

E para melhorar ainda mais essa lista, você deve adicionar quantidades e frequências de compra de cada produto em questão.

 

2. Organize seu estoque

Após identificar os itens fundamentais que deverão compor seu estoque, é hora de organizá-lo.

Ao fazer isso, você deve levar em consideração aspectos como: 

  • finalidade do objeto;
  • etapa na qual ele integrará o processo produtivo;
  • melhor lugar para sua disposição;
  • peso;
  • espaço que ele ocupa, etc.

Para isso, você deve escolher um dia para parar a produção e realizar um inventário ou, pelo menos, uma limpeza de todo o espaço.

Após essa etapa, você deve analisar quais os melhores locais para cada objeto de acordo com os aspectos que falamos.

Uma dica básica é colocar os itens mais pesados mais próximos do chão, facilitando a locomoção dos mesmos e evitando acidentes.

 

Você deve também orientar essa organização de acordo com as entradas e saídas do espaço, de modo que se gaste o menor esforço possível para organização e movimentação dos itens.

E, ao final, verifique outras condições como: 

  • luminosidade;
  • ventilação;
  • insalubridade e afins.

Para não expor funcionários e produtos a problemas evitáveis.

 

3. Utilize códigos 

Em alguns casos, pode ser bem difícil tanto manter o controle quanto encontrar certos objetos no estoque.

A dica aqui é codificar os itens estocados, como no exemplo abaixo, separá-los em categorias e registrá-los em planilhas com suas respectivas características.

Assim, pode se fazer uma consulta sempre que necessário para verificar se o item está ou não disponível, ou até mesmo se já é hora de fazer um novo pedido.

 

4. Inclua o controle de qualidade no seu processo

Esteja sempre atento aos prazos de validade dos produtos que você utiliza, bem como aos aspectos físicos deles.

Caso você esteja perdendo muitos produtos em função do vencimento, experimente fazer pedidos menores com uma frequência maior.

Por fim, assegure-se de que não utilizará produtos quebrados, arranhados ou danificados em sua produção, garantindo assim a qualidade do produto final.

 

5. Planeje suas compras

Aqui o objetivo é impedir que a produção seja interrompida por falta de insumo ou matéria- prima e/ou até mesmo que sejam feitas compras desnecessárias.

Você deve estar atento a três aspectos: 

  1. nível do estoque atual;
  2. seu capital disponível;
  3. sua capacidade para recepção de novos produtos.

Por isso, organização financeira é fundamental, afinal estamos falando de aquisições a serem feitas.

E, após atingir o objetivo de planejar bem suas compras de modo que não falte ou não sobre estoque, você deve planejar suas compras para tentar conseguir descontos ou melhores condições com os seus fornecedores.

Por exemplo, traçar estratégias em que você ganhe vantagens por quantidade de produtos comprados ou até mesmo propor melhores opções de recebimento para ele. 

De modo que você utilize seu poder de barganha para conseguir benefícios em suas compras.

 

6. Controle seu estoque

Ter um controle de estoque é fundamental para evitar acúmulo de estoque, perdas ou falta de material.

Portanto, garanta que haja uma atualização sobre cada peça que saia do lugar.

Para isso, é bem provável que você necessite de uma boa tecnologia, já que, dependendo do tamanho da sua produção, pode ser muito difícil manter esse controle.

Você pode estudar como grandes empresas fazem isso e quais tecnologias elas utilizam e tentar colocar algumas ideias em prática.

Além disso, mantenha seus materiais organizados e à vista, isso facilita bastante a vida de quem vai trabalhar ali e evita perda de tempo na procura pelos objetos.

Uma boa ideia é implementar, conjuntamente com a gestão de materiais, um 5S na empresa. 

 

Conclusão

A princípio, realizar uma boa gestão de materiais pode exigir muito de um gestor, mas com o tempo você verá que os retornos envolvidos valem a pena

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