3 ferramentas de processos para otimizar a produtividade da empresa
Nada vale ter uma empresa consolidada com uma vida financeira saudável e estável se não há a prática de sempre buscar diminuir os custos e aumentar a produtividade.
E, uma das melhores formas de fazer isso, é através de uma definição clara dos processos.
Pois, por meio de um sistema de gestão com processos mais fluídos, a empresa tem mais chance de crescer no mercado.
Mas, para te ajudar a fazer isso de forma menos complicada, separamos aqui 3 ferramentas de processos que podem ajudar a reduzir a complexidade, para assim, se manter competitivo no mercado.
Quer descobrir que ferramentas são essas? Continue lendo.
1. Mapeamento de processos
O caminho mais fácil para elevar a qualidade da sua empresa é deixar tudo da forma mais visual possível, fazendo com que todas as etapas sejam profundamente conhecidas e analisadas.
Assim, com todos os processos mapeados, a identificação dos gargalos torna-se mais fácil, bem como a otimização desses mesmos processos para tirar o maior proveito possível das atividades.
Porém, para realizar o mapeamento, o primeiro passo é conhecer profundamente cada área. Para isso são necessárias entrevistas com os colaboradores da área para entender como cada etapa da produção funciona em sua empresa.
Após entender melhor o funcionamento, o próximo passo é esquematizar os processos.
Como essa pode parecer uma tarefa árdua, existem diversas ferramentas, como Bizagi e Visio, que possuem uma interface amigável e te ajudam a tornar essa tarefa mais fácil, como na imagem abaixo.
Imagem por Bizagi
Caso a empresa apresente diversas áreas, vale a pena fazer o mapeamento por etapa, gerenciando uma área de cada vez.
2. Diagrama de Pareto
Essa é outra forma de identificar os principais problemas em uma empresa e quais devem ser priorizados.
O diagrama de pareto é a famosa regra do 80/20, ou seja, 80% dos problemas advêm de 20% das causas.
Nada mais útil do que conseguir concentrar os esforços em um pequeno número de causa que gere um grande acumulo de impasses, não é?
Para construir esse diagrama o primeiro passo é listar todas as causas e suas respectivas frequências.
Em seguida, se constrói um gráfico de barras com essas informações.
Para concluir o trabalho, é criada uma função que relaciona a frequência total com a frequência de uma causa em específico (indicada no gráfico pela curva vermelha)
3. Ciclo PDCA
Até o momento, só foram citadas ferramentas que identificassem os gargalos nos processos.
Mas como criar um plano de ação para corrigi-los?
A ferramenta mais utilizada hoje em nas empresas é o PDCA. Pois, além auxiliar no planejamento, ele também promove a melhoria contínua nos processos.
O ciclo é realizado em 4 etapas:
- Plan (Planejar): os objetivos são definidos e é criado um plano de ação para atingi-los
- Do (Executar): o plano de ação é colocado em prática.
- Check (Verificar): os resultados são analisados, identificando as melhoras e os gargalos ainda existentes
- Act (Agir): são realizadas ações corretivas, os processos de sucessos são padronizados e um novo ciclo é reiniciado
Além do cliclo PDCA, você também pode usar o 5W2H para definir de forma ainda mais clara qual é o plano de ação que deve ser feito.
Nela, você precisará definir:
- (What) O que: qual tarefa deverá ser feita?
- (Who) Quem: quem será o responsável pela tarefa?
- (Why) Porquê: porque essa tarefa deve ser feita? Qual a razão?
- (When) Quando: até quando essa tarefa deve ser entregue?
- (Where) Onde: em qual local essa atividade deve ser implementada?
- (How) Como: como que essa tarefa deve ser realizada? Um passo a passo explicativo.
- (How much) Quanto: quanto essa atividade custará para ser feita?
Dessa forma, você tornará clara a atividade, não dando brechas para possíveis erros de comunicação.
Conclusão
Fazer melhorias de processos em sua empresa pode ser uma das melhores formas de otimizar custos e garantir maior produtividade no negócio.
Porém, sem as ferramentas certas, essas atividades podem se tornar cansativas e improdutivas.
Por isso, leve em conta essas 3 ferramentas que citamos acima e garanta processos produtivos ainda melhores em seu negócio.
Caso tenha dúvida de como implementar essas ações no seu negócio, você pode nos contatar pelo próprio site ou telefone também, sem maiores compromissos.
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