3 ferramentas para rodar processos de maneira mais fluida

Nada vale ter uma empresa consolidada com uma vida financeira saudável e estável se não há a prática de sempre buscar diminuir os custos e aumentar a produtividade.

Por meio de um sistema de gestão com processos mais fluídos, a empresa tem mais chance de crescer no mercado. Sendo isso essencial nos dias de hoje, visto que vivemos em um mercado extremamente competitivo.

Veja 3 ferramentas que podem ajudar a reduzir a complexidade e otimizar os processos, para assim, se manter competitivo no mercado!

 

Mapeamento de processos

O caminho mais fácil para elevar a qualidade da sua empresa é deixar tudo da forma mais visual possível, fazendo com que todas as etapas sejam profundamente conhecidas e analisadas. Assim, com todos os processos mapeados, a identificação dos gargalos torna-se mais fácil.

Para realizar o mapeamento o primeiro passo é conhecer profundamente cada área, para isso são necessárias entrevistas com os colaboradores da área. Após entender melhor o funcionamento, o próximo passo é esquematizar os processos. Como essa pode parecer uma tarefa árdua, existem softwares como Bizagi e Visio que são facilmente manuseáveis e deixam esse trabalho menos complicado. Caso a empresa apresente diversas áreas, vale a pena fazer o mapeamento por etapa, gerenciando uma área de cada vez.

Diagrama de Pareto

Essa é uma outra forma de identificar os principais problemas em uma empresa e quais devem ser priorizados. Essa é a famosa regra do 80/20, ou seja, 80% dos problemas advêm de 20% das causas. Nada mais útil do que conseguir concentrar os esforços em um pequeno número de causa que gere um grade acumulo de impasses.

Para construir o diagrama, o primeiro passo é listar todas as causas e suas respectivas frequências. Em seguida, se constrói um gráfico de barras com essas informações. Para concluir o trabalho, é criada uma função que relaciona a frequência total com a frequência de uma causa em específico (indicada no gráfico pela curva vermelha)

Ciclo PDCA

Até o momento, só foram citadas ferramentas que identificassem os gargalos nos processos. Mas como criar um plano de ação para corrigi-los? A ferramenta mais utilizada hoje em nas empresas é o PDCA, além auxiliar no planejamento, ele também promove a melhoria contínua nos processos.

O ciclo é realiza em 4 etapas: Plan, Do, Check, Act:

  1. Plan (Planejar) –os objetivos são definidos e é criado um plano de ação para atingi-los
  2. Do (Executar) –o plano de ação é colocado em prática.
  3. Check (Verificar) – os resultados são analisados, identificando as melhoras e os gargalos ainda existentes
  4. Act (Agir) – são realizadas ações corretivas, os processos de sucessos são padronizados e um novo ciclo é reiniciado

 

Essas são algumas das principais maneiras que podem ser utilizadas, aplicando essas ferramentas  você terá uma diminuição no custo, um aumento na produtividade e consequentemente conseguirá alavancar sua empresa.

 

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Autor: Beatriz Segatti

marketing@polijunior.com.br

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